Polityka prywatności

1.Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych opisanych w Polityce jest Marcin Baszewski, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, adres: ul. Konstytucji 3 Maja 8/12, 75-821 Koszalin (dalej „Administrator”).
2. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem e-mailem: [email protected] albo listownie na adres wskazany w ust. 1.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku (art. 37 RODO).
4. Pojęcia Usługa, Umowa, Klient, Instancja, Panel, Użytkownik i Program beta mają znaczenie nadane im w dokumencie Regulamin. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

2.Czego dotyczy Polityka

1. Polityka dotyczy danych, które Administrator przetwarza we własnych celach: w związku ze stroną flovern.pl, korespondencją, zgłoszeniami do Programu beta i do instancji demonstracyjnej, zawarciem i wykonaniem Umowy z Klientem, społecznością Programu beta oraz bezpieczeństwem Usługi.
2. Polityka nie dotyczy danych, które Klient przetwarza w swojej Instancji, w szczególności danych jego klientów: kupujących, odbiorców przesyłek i nabywców na fakturach. Ich administratorem jest Klient, a Administrator przetwarza je wyłącznie w imieniu Klienta, na podstawie dokumentu Umowa powierzenia. Sprawy dotyczące tych danych należy kierować do sklepu, w którym dokonano zakupu.
3. Dane Użytkowników w Instancji (np. imię, adres e-mail, rola, historia logowań) Administrator również przetwarza w imieniu Klienta. We własnym celu wykorzystuje je wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa Usługi (pkt 3 ust. 6).

3.Cele i podstawy przetwarzania

1. Korespondencja e-mail i odpowiadanie na pytania: dane z wiadomości (imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, treść). Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy wiadomość dotyczy zawarcia umowy z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Zgłoszenia do Programu beta, także przez formularz na stronie flovern.pl, odpowiedź na nie, ocena zgłoszenia i wydanie dostępu do instancji demonstracyjnej: imię (a w korespondencji także nazwisko), adres e-mail, numer telefonu, jeżeli został podany, nazwa i adres sklepu firmy oraz informacje o sprzedaży, używanych narzędziach i potrzebach firmy podane w zgłoszeniu. Podstawa: działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w przypadku osób działających w imieniu firmy prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiedzi na zgłoszenie i doborze firm do Programu beta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgłoszenie z formularza jest przesyłane e-mailem z adresu [email protected] do skrzynki Administratora i nie jest zapisywane na serwerach strony. Formularz chroni przed zgłoszeniami wysyłanymi automatycznie usługa Cloudflare Turnstile, która w tym celu sprawdza dane techniczne przeglądarki i adres IP; podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie przed spamem i nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Sprzeciw i żądania dotyczące zgłoszenia można kierować na adres [email protected].
3. Zawarcie i wykonanie Umowy, w tym uruchomienie Instancji, założenie konta właściciela, pomoc techniczna oraz informowanie o zmianach w Usłudze, przerwach i zmianach Regulaminu lub cen. Podstawa: dla Klienta będącego osobą fizyczną wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), dla osób reprezentujących Klienta i osób kontaktowych prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na wykonaniu umowy z Klientem i kontakcie z nim (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Rozliczenia, wystawianie rachunków oraz prowadzenie ewidencji sprzedaży i dokumentacji podatkowej. Podstawa: obowiązek prawny Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikający z przepisów podatkowych.
5. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. Zapewnienie bezpieczeństwa strony i Usługi, w tym ochrona przed atakami, limity prób logowania, wykrywanie nadużyć i analiza błędów: adres IP, data i czas, żądany adres, dane przeglądarki, wynik próby logowania, identyfikator żądania. Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Prowadzenie społeczności Programu beta na platformie Discord (ogłoszenia, dziennik zmian, zgłoszenia błędów i pomysłów, prywatne kanały firm): nazwa użytkownika, treść wiadomości i nadane role. Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na kontakcie z firmami testującymi Usługę i jej rozwoju (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Discord przetwarza te dane także jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności.
8. Administrator nie wysyła newslettera, nie używa na stronie flovern.pl narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie profiluje osób. Decyzje dotyczące osób nie są podejmowane w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
9. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie można odpowiedzieć na wiadomość ani zawrzeć i wykonać Umowy. Podanie danych do rachunku jest wymogiem ustawowym.

4.Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane dostawcom, którzy przetwarzają je w imieniu Administratora na podstawie umów powierzenia albo warunków przetwarzania danych tych dostawców, wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia ich usług:

   • OVHcloud

     Serwery, na których działają strona flovern.pl i Instancje (Limburg, Niemcy), oraz przechowywanie kopii zapasowych plików (Warszawa, Polska).

   • Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Niemcy)

     Magazyn plików Instancji i zaszyfrowane kopie zapasowe baz danych (Norymberga, Niemcy), serwer monitoringu (Falkenstein, Niemcy).

   • Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA)

     Obsługa domeny (DNS), pośredniczenie w ruchu do strony i Instancji z ochroną przed atakami oraz przekazywanie poczty wysłanej na adresy [email protected], [email protected] i [email protected].

     Obsługa formularza zgłoszenia do Programu beta: odbiór zgłoszenia i wysłanie go e-mailem do Administratora (Cloudflare Workers i Email Routing) oraz ochrona formularza przed botami (Cloudflare Turnstile).

   • Google (usługa Gmail)

     Skrzynka pocztowa, do której trafia poczta wysłana na adresy [email protected], [email protected] i [email protected] oraz zgłoszenia z formularza Programu beta.

   • Discord

     Platforma społeczności Programu beta; Discord jest także odrębnym administratorem.

2. Dane mogą być udostępniane podmiotom świadczącym Administratorowi usługi księgowe, prawne i płatnicze, w tym bankowi prowadzącemu jego rachunek, w zakresie potrzebnym do tych usług, oraz organom publicznym, gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.
3. Na polecenie Klienta dane z Instancji trafiają do usług zewnętrznych, z którymi Klient połączył Instancję, np. Allegro, Krajowego Systemu e-Faktur albo PrintNode. Odbywa się to na podstawie dokumentu Umowa powierzenia i na zasadach ustalonych przez Klienta z tymi dostawcami.

5.Przekazywanie danych poza EOG

1. Strona i Instancje działają na serwerach w Unii Europejskiej (Niemcy), a kopie zapasowe są przechowywane w Niemczech i w Polsce.
2. Cloudflare, Google i Discord mogą przetwarzać dane, w tym je przechowywać, w Stanach Zjednoczonych i innych państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), jeżeli odbiorca uczestniczy w tym programie, albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
3. Informację o zabezpieczeniach i kopię standardowych klauzul umownych można otrzymać, pisząc na adres [email protected].

6.Okresy przechowywania danych

1. Korespondencja: przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od zakończenia korespondencji.
2. Zgłoszenia do Programu beta, także z formularza na stronie, które nie zakończyły się zawarciem Umowy: do zakończenia rekrutacji do Programu beta albo do wcześniejszego skutecznego sprzeciwu.
3. Dane związane z Umową: przez czas trwania Umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
4. Rachunki i dokumentacja podatkowa: przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
5. Dane bezpieczeństwa w Instancji: dziennik prób logowania 90 dni, dziennik wywołań API wykonanych Kluczami API 90 dni, dziennik pobrań plików eksportu produktów 90 dni. Sesja logowania wygasa najpóźniej po 30 dniach.
6. Logi techniczne serwerów (czas, żądany adres i odpowiedź, identyfikator żądania, przeglądarka; bez adresu IP odwiedzającego): logi aplikacji rotowane po osiągnięciu 30 MB na usługę i usuwane przy każdej aktualizacji, logi systemowe do 30 dni.
7. Kopie zapasowe: kopie baz danych są przechowywane do 30 dni, a dodatkowa kopia techniczna baz danych na dysku serwera Instancji jest nadpisywana i przechowywana do 2 dni. Kopie plików są chronione przed usunięciem przez 90 dni od zapisania; pliki usunięte w Instancji w trakcie Umowy pozostają w kopii plików do zakończenia Umowy. Po zakończeniu Umowy kopie są usuwane na zasadach Regulaminu (§ 14 ust. 3): kopie baz danych najpóźniej po 30 dniach, a kopie plików najpóźniej w ciągu 120 dni od usunięcia Instancji.
8. Społeczność na Discordzie: do usunięcia wiadomości lub konta przez użytkownika albo do zamknięcia społeczności; prywatny kanał firmy do zakończenia Umowy z tą firmą.
9. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora przestają być przetwarzane po skutecznym sprzeciwie, chyba że Administrator wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.

7.Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:
   1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
   2. sprostowania danych (art. 16 RODO),
   3. usunięcia danych (art. 17 RODO),
   4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
   5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
   6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO).
2. Żądania można kierować na adres [email protected]. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).
3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
4. W sprawie danych przetwarzanych w Instancji, np. danych kupujących, należy zwrócić się do Klienta, który jest ich administratorem. Żądanie, które trafi do Administratora, zostanie przekazane Klientowi.

8.Pliki cookies i pamięć przeglądarki

1. Strona flovern.pl nie używa plików cookies, narzędzi analitycznych ani pikseli reklamowych. Czcionki są wczytywane z tego samego serwera co strona. Jedynym skryptem firmy trzeciej jest Cloudflare Turnstile na stronie zgłoszenia do Programu beta: chroni formularz przed botami, sprawdzając dane techniczne przeglądarki, i nie służy do śledzenia ani reklamy.
2. Cloudflare, który pośredniczy w ruchu do strony i Instancji, może w razie podejrzenia zautomatyzowanego ruchu zapisać techniczne ciasteczko służące ochronie przed botami (np. __cf_bm albo cf_clearance).
3. Strona logowania na flovern.pl zapamiętuje w pamięci przeglądarki (localStorage) wyłącznie nazwę firmy, czyli adres Instancji, aby przy następnej wizycie od razu do niej prowadzić. Nie zapisuje adresu e-mail, hasła ani innych danych i nie wysyła tej informacji na serwer. Zapis zmienia się po wpisaniu innej firmy, a usunąć go można, czyszcząc dane witryny w przeglądarce.
4. Panel Instancji używa ciasteczka sesji (flovern_session, a przy połączeniu szyfrowanym __Host-flovern_session), bez którego nie da się zalogować. Ciasteczko jest niedostępne dla skryptów strony, wysyłane tylko do Instancji i ważne do wylogowania, najdłużej 30 dni.
5. Panel zapisuje w pamięci przeglądarki (localStorage i sessionStorage) ustawienia wygody pracy, np. motyw, stan paska bocznego, powiększenie w asystencie pakowania, układ list i stan rozpoczętego importu produktów. Te dane zostają na urządzeniu.
6. Opisane zapisy są niezbędne do świadczenia usługi, której żąda użytkownik, dlatego nie wymagają zgody (art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej).
7. W ustawieniach przeglądarki można usunąć i zablokować pliki cookies i pamięć witryn. Zablokowanie ciasteczka sesji uniemożliwia zalogowanie do Panelu.

9.Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączeń (HTTPS), logowanie dwuetapowe, kontrolę dostępu, szyfrowane kopie zapasowe w innej lokalizacji i stały monitoring. Środki chroniące Instancje opisuje dokument Umowa powierzenia.

10.Zmiany Polityki

Polityka może się zmieniać, w szczególności po zmianie przepisów, dostawców albo sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie z datą wersji, a o istotnych zmianach Klienci są informowani e-mailem.